간혹 업무를 하다보면, 직장상사와 해외출장을 가는 경우가 종종 있습니다.
특히 중소기업이나 공공기관에서 일하다보면 계획안 작성 업무는 막내가 하는데,
사실 별것 아는 업무지만 처음부터 양식을 작성하면서 하기에는 자주하는 업무도 아니고 익숙하지 않아 어려운 경우가 많습니다.
그렇다고 시간을 엄청 들여서 이쁘게 만들어가도, 보편적으로 쓰는 익숙한 양식이 머리속에 있어 맘에 안들어할 가능성이 높습니다.
그럴때 쉽게 쓸수있는 양식을 공유해드릴테니, 사용법을 알고 쉽게 업무를 할 수 있기를 바랍니다.
나의 일 같지 않은 일 때문에 스트레스 받지 않기를 원합니다.
물론 신혼여행 계획같은 경우 엑셀로 만들어서 예상금액도 같이 작성해 두면 매우 편합니다.
차후에 해당 양식도 공유하도록 하겠습니다.
계획안 구성
필자가 지금까지 조금씩 필요에 따라 변경해온 한글 양식이 있습니다. 기본틀은 비슷하나 필요에 따라 본인이 추가하면 됩니다.
(물론 회사 출장계획안을 올릴 수 없기 때문에, 해당양식을 활용하여 여행 계획안으로 썼던 양식을 공유합니다.)
공유해둔 양식은 필자가 올 추석에 처음 해외로 가족여행을 가기 위해 작성했던 것으로, 원래 즉흥적인 여행을 좋아하나 안전과 원할한 여행을 위해 작성해 보았습니다.
계획안은 "표지 - 출장기본개요 - 세부일정계획 - 출장지 자료 - 첨부 - 붙임" 순입니다.
아래 각각의 구성별 내용에 대해 설명하도록 하겠습니다.
(1) 표지
표지는 일반적으로 "여행지역" 과 "날씨"를 적습니다.
날씨는 보통 공유하기 바로 직전에 다시 검토하는것이 좋습니다.
그리고 맨 하단에는 부서명을 쓰지만, 필자는 그냥 공유했을때 사람들이 웃기를 원해서 저렇게 개그코드를 추가하였습니다.
(2) 출장기본개요
출장기본개요는 기본적으로 출장의 목적과 세부지역, 출장자 및 기간, 그리고 메인일정을 작성합니다.
메인 일정은 출귀국 비행기일정, 출장목적과 관련된 메인 일정을 작성합니다.
항공권 및 숙소, 주요 이동동선 정도를 작성해 둡니다.
현지에서의 이동, 식사(외부인과 하는 공식 식사는 포함), 체크인 등은 세부일정계획에 작성합니다.
이 표지는 열심히 작성해가도 별 신경도 안쓰는 상사에게 빠르게 보고하기 위해 압축한 내용이라 생각하시면 됩니다.
다만, 비고에 항공편, 호텔명, 공식 오찬/만찬 장소 등은 작성하는 것이 좋습니다.
(3) 세부일정 계획
세부일정 계획은 내가 현지에 있다고 생각하고 하나하나 작성하는 부분입니다.
Google map을 통해 공항에서 숙소로 이동하는데 필요한 이동시간, 각 일정을 참석하는데 필요한 시간, 식사시간 등을 고려하여 최대한 자세하게 작성해야 합니다.
각 일정을 수행하는데 필요한 비용, 장소명 등을 세세하게 작성하여 상사가 혼자 있어도 이 일정을 소화할 수 있겠다 싶을정도로 작성합니다.
Google map을 통해 시간을 알아볼때는 현지 시간에 맞춰 검토해야 합니다. 유럽이나 미국의 경우 국내에서 그냥 검색하면, 현지는 밤이거나 새벽이라 막상 출장지에 도착해서 이동할때는 더 오래 걸리는 경우가 많습니다.
(4) 출장지 자료
출장지 자료 부분은 각 일정의 위치나, 만나는 기관 및 주요 인사의 인적사항을 적습니다.
기관은 대부분 위키를 통해 작성이 가능하나, 주요 인사의 인적사항은 linkedin을 활용하면 편합니다.
기관들에 대한 정보나, 사전 인적사항 검색은 직장상사가 현장에서 실수하는것을 최소화하는데 도움이 되니 꼭 작성하도록 합시다.
(5) 첨부/붙임
첨부/붙임에 대한 활용은 회사마다, 개인마다 다르다.
필자는 첨부의 경우 상사가 등록해야 하는 비자나, 공항라운지 정보, 기사를 예약했으면 기사정보 등 상사가 추가적으로 알면 좋은것들을 작성합니다.
붙임은 반대로 내가 공식일정 외에 상사랑 돌아다녀야 하는 경우, 현지 식당/관광지/비상연락망 같은 정보를 작성해두는 편입니다.
그런후에 인쇄할때 붙임부분만 제외하고 출력하면 편하기 때문입니다.
지금까지 계획안에 들어가는 내용을 설명하였다.
추가로 조언을 드리면, 공공기관 문서나, 관공서와 일을 안해본 사람이라면 글씨크기를 많이 줄이지 말고 13~15사이의 글씨 크기로 작성하고 표안에는 10~12 정도로 작성하도록 하면 좋습니다.
그 이하로 축소하면 어르신들이 곤란해 하는 경우가 많습니다.
그리고 내가 그 장소에 간다면 이라는 마인드로 작성할때 가장 잘 작성이 된다는 점을 명심하면 좋을것 같습니다.